Appel à candidatures pour l’organisation de « The Academy 2027 »

Les Régions européennes de l’Association mondiale des Guides et des Éclaireuses (AMGE) et du Scoutisme Mondial (OMMS) ont le plaisir de lancer cet appel à candidatures pour l’organisation de « The Academy 2027 », qui se tiendra à l’automne 2027.

Qu’est-ce que The Academy et pourquoi l’organiser ?

The Academy est un événement unique pour les Scouts et les Guides, conçu pour offrir aux participant·es une formation de qualité et des opportunités de réseautage autour des priorités des Régions européennes de l’AMGE et de l’OMMS. En organisant cet événement, vos membres pourront s’impliquer dans différents domaines (communication, inscriptions, organisation d’activités sociales, collecte de fonds, etc.), développant ainsi leur potentiel et leurs compétences à l’international. De plus, l’organisation de l’événement dans votre pays facilitera la participation d’un plus grand nombre de vos membres, car les déplacements seront réduits, voire inexistants. Votre association peut accroître sa visibilité au niveau local/national en organisant un événement international réunissant 200 personnes venues de toute l’Europe.

Procédure de candidature

Les Organisations Membres/Organisations Scoutes Nationales intéressées des Régions européennes de l’AMGE et de l’OMMS sont invitées à manifester leur intérêt en remplissant le formulaire suivant : Appel à candidatures pour l’organisation de l’Académie 2027 – Remplir le formulaire

Les propositions de candidature seront évaluées par les bureaux et soumises au Comité mixte des Régions européennes de l’OMMS et de l’AMGE durant l’été 2026 pour décision. Ceci permettra de présenter une demande de financement complète au programme Erasmus+ et aux autres organismes financeurs dans les délais impartis.

La date limite de dépôt des déclarations d’intérêt est le 21 juin 2026.

Rôle de l’association hôte à The Academy

1. Suggérer une date et un lieu possibles pour l’événement. Fournir des informations précises sur le lieu. Le lieu doit être :

facilement accessible par un grand aéroport international et une gare ferroviaire.
Fournir des informations claires sur les coûts des différentes options de transport, y compris les transports publics et privés, le cas échéant. L’événement a généralement lieu début/mi-novembre.

2. Fournir des informations sur les négociations relatives au coût du lieu – coûts approximatifs. L’association hôte fournit une estimation des coûts de location des installations. Les négociations seront finalisées et prises en charge par la Région scoute européenne et l’AMGE (Association mondiale des scouts et évêques) de la Région Europe, avec le soutien de l’association hôte, afin que les deux Régions puissent honorer leurs engagements financiers.

3. Indiquez comment le lieu proposé répond aux exigences suivantes :

Hébergement pour environ 200 participant·es, ainsi que pour 25 à 30 membres du personnel et animateur·ices chargés de la gestion et du déroulement de l’événement. Idéalement, tous devraient être logés sur le lieu de l’événement ou à proximité
Différentes options d’hébergement doivent être proposées : chambres simples, doubles et à plusieurs lits.
Le petit-déjeuner doit être inclus.
Les salles de réunion doivent permettre le déroulement simultané de 8 à 10 sessions, chacune pouvant accueillir de 20 à 25 participant·es.
Pendant toute la durée de l’événement, des espaces dédiés doivent être prévus pour le personnel :
- une salle pour les animateur·ices pouvant accueillir 18 à 20 personnes ;
- une salle pour l’équipe de soutien pouvant accueillir 6 à 8 personnes ;
- une autre possibilité est un espace de travail partagé suffisamment grand pour les deux équipes.
Il est préférable que toutes les installations soient situées sur le même site.

4. Veuillez noter que la Région scoute européenne et l’AMGE (Association mondiale des scouts et évêques) de la Région Europe ont les attentes supplémentaires suivantes à l’égard des hôtes :

Mise en place d’une équipe d’accueil pour soutenir la préparation et le déroulement de l’événement (1 à 2 coordinateur·ices assurant la liaison entre l’organisation hôte et l’équipe de planification), et une dizaine de personnes pour soutenir le déroulement de l’événement.
Soutien logistique.
Informations sur le lieu, conseils et indications pour les déplacements.
Forte possibilité de soumettre une demande de subvention Erasmus+ ou d’autres subventions au nom de l’association hôte, en collaboration avec le personnel régional de collecte de fonds.
Conseils sur les options de voyage.
Négociation d’options de voyage ou de tourisme spécifiques à proposer aux participants
Éventuellement, un espace d’accueil.
Un programme social (sports, culture, activités de détente) pouvant inclure des options payantes, en sus des frais de participation de base.
Un point d’information disponible sur place.
Liaison avec les responsables de la communication dans les Régions et partage des tâches de promotion de l’événement.
Un petit budget convenu sera alloué.

5. Engagement en matière de développement durable. Veuillez inclure dans votre candidature toutes les mesures que vous prendrez pour garantir le respect de l’environnement, conformément aux directives suivantes :

Nous vous serions reconnaissants de nous fournir une évaluation d’impact en matière de développement durable.

Certains aspects ne relèvent pas de la responsabilité de l’hôte :

Facturation des frais de participation.
Finalisation des contrats d’hébergement et de location de salles de réunion.
Remboursements (soumis à approbation préalable).
Coordination générale de l’événement.
Supervision du budget de l’événement (gérée par le personnel régional).
Garantie que l’événement atteigne ses objectifs pédagogiques.
Élaboration du plan de communication.
Gestion de la communication pré-événementielle.
Évaluation et compte rendu de l’événement.

Les Régions européennes de l’OMMS et de l’AMGE attendent avec intérêt votre candidature pour accueillir l’Académie 2027. Corentin Molders (corentin.molders@scout.org) et Eirini Kappou (eirini.kappou@wagggs.org) sont à votre disposition pour toute information complémentaire.